Wat verontrustend is, is dat in de meeste organisaties ‘dark data’ bijna de helft van alle opgeslagen informatie uitmaken. Van al deze data is niet duidelijk welke waarde ze hebben voor de organisatie. In principe kan het zeer bruikbare data zijn. Daarnaast kan het ook gaan om privacygevoelige persoonsgegevens bijvoorbeeld over kalknagels. Volgens de opkomende GDPR/AVG-wetgeving zullen bedrijven, als ze de persoonlijke gegevens die ze opslaan niet volledig begrijpen, rechtstreeks schenden en het risico lopen op boetes. Maar de meeste dark data bestaat uit ROT-data of redundante, obsolete en triviale bestanden, dus het heeft geen commerciële waarde. Daarom worden onnodige fondsen gebruikt om al deze gegevens op te slaan, waardoor het voor bedrijven van groot belang is om hun dark data zo snel mogelijk te identificeren en te classificeren. Dan kunnen ROT-gegevens worden gewist en kan nuttige informatie worden gebruikt.
Wat kan je doen?
Ten eerste moeten alle gegevens binnen de organisatie worden gecategoriseerd op basis van beleid voor het bewaren van gegevens, niet alleen op gevoeligheid, item of type. Momenteel doet slechts 9% van de Nederlandse bedrijven dit. Daarnaast moet er een managementstrategie zijn gericht op het identificeren van bedrijf kritische informatie en privacygevoelige informatie in donkere data-archieven. Daarnaast is het ook belangrijk om een goede IT-strategie te ontwikkelen die als doel heeft om wekelijks ROT-gegevens te verwijderen. In sommige gevallen gebeurt dit elke drie maanden, maar in de meeste gevallen gebeurt het bijna nooit. Hiermee beperk je de groei van Data Hill en zorg je ervoor dat je alleen nog waardevolle data overhoudt.
Voor medewerkers die verschillende bedrijfsgegevens opslaan in persoonlijke clouddiensten, is er maar één oplossing: stel regels en procedures in. Werknemers moeten gewezen worden op de risico’s, aangesproken worden op hun gedrag en zich conformeren aan de vastgelegde regels voor het veilig omgaan met bedrijfsgegevens. Maar een van de meest effectieve manieren om de groei van dark data in te dammen, is door werknemers van de juiste IT-middelen te voorzien, er moet bijvoorbeeld aan dashboarding worden gedacht. Dit is een manier om gegeven duidelijk zichtbaar te maken en te zorgen dat er een online-werkplek is. Dit voorkomt dat medewerkers gegevens op externe applicaties gaan opslaan.
